Ошибки тревел менеджера

28th Май, 2014 | Категория Новости | Комментарии (0)

ошибки тревел менеджераВ этой статье мы постараемся описать ключевые ошибки тревел менеджера при подготовке деловой поездки сотрудника.

Стоит отметить, что не каждая ошибка, приведенная ниже, является результатом работы сотрудника отдела корпоративной логистики, но именно ее игнорирование приводит к дальнейшему усугублению ситуации.

Итак, вот список основных проблем для тревел менеджера:

Тревел менеджер принимает в работу заявку на командировку, не имея всех необходимых исходных данных, либо обязательных документов.

Сотрудник должен иметь четкое представление о том, какая минимальная информация необходима, с одной стороны — для организации поездки, с другой – для оформления командировки. Если такой информации нет в задаче – ее нужно раздобыть у инициатора поездки.

Отсутствие полной информации, необходимой для оформления деловой поездки грозит изменениями в уже купленных билетах, брони гостиницы, трансферах и так далее. Тревел менеджер не должен принимать в работу заявку, если в ней отсутствует какая-либо информация, критичная для оформления командировки. В ином случае это грозит увеличением стоимости деловой поездки и, как следствие, превышением бюджета, выделенного на командировку

Тревел менеджер принимает в работу задачу на командировку, не имея разрешения от вышестоящего руководителя командируемого.

Форма разрешения на командировку должна быть четко прописана в Тревел Полиси: от «я согласовал в Ивановым, он не против» до формы запроса и ответа лида на него.

Сотрудник отдела корпоративной логистики ни в коем случае не должен принимать заявки на поездки, если к ним не приложено письменное разрешение непосредственного руководителя командируемого сотрудника.

Данная ситуация чревата ненужными расходами на организацию поездки в случае, если начальник командируемого сотрудника не даст своего разрешения на поездку, а заявка уже была пущена в работу.

Самостоятельный выбор вариантов перелета

Когда процесс оформления командировки подходит в этапу выбора перелета/переезда, то при наличии вариантов перемещения, примерно одинаковых по цене, времени прибытия и комфорту, тревел менеджер обязан дать сотруднику компании возможность самостоятельного выбора перелета.

Это в свою очередь дает сотруднику иллюзию того, что он сам непосредственно принимает участие в организации своей командировки. А тревел менеджер заработает пару баллов к своей карме 🙂

Роль тревел менеджера в данной ситуации дать выбор, но подсказать, что вариант 1 сильно лучше бессмысленного дорогого варианта 2 с долгой пересадкой в аэропорту В.

Оформление задачи на основании устных договоренностей между тревел менеджером и сотрудником

Если какое-то условие командировки не зафиксировано в письменном виде, то можно считать, что его и не было.

Даже если тревел менеджер выполнит поставленную задачу, то у сотрудника всегда найдется повод придраться.

Чтобы избежать таких ситуаций, всегда требуйте, чтобы любая информация, касающаяся условий оформления деловой поездки была оформлена письменно в комментариях к задаче, в имейле или любым другим способом.

Только так у тревел менеджера есть шанс доказать, что все было сделано в рамках поставленных условий.

Несоблюдение правил корпоративной политики

Тревел менеджер не имеет права нарушать основные условия корпоративной политики по командировкам.

Политика по командировкам призвана, в первую очередь, регламентировать права сотрудников и обязанности тревел менеджеров компании.

Даже если сотрудник настаивает на оформлении командировки, не соответствующей правилам компании, тревел менеджер обязан отказать такому работнику, так как в противном случае, именно тревел менеджер будет виновен в том, что компания затратила больше средств на бизнес поездку, чем положено по положению о командировках.

Это безусловно не все ошибки, которые могут допускать сотрудники отдела корпоративной логистики. Но соблюдение основных правил может значительно минимизировать количество проблем, с которыми столкнутся как тревел менеджеры, так и, непосредственно, сотрудники компании.

Share Button
Теги: |
Читайте ранее:
Худшие аэропорты мира

Закрыть