Структура отдела корпоративной логистики

5th Май, 2014 | Категория Новости | Комментарии (0)

Основной функцией подразделения корпоративной логистики является обеспечение и организация командировки сотрудников компании. Как я уже ранее говорил, организация командировки включает в себя различные задачи: от покупки билета, до организации места для проведения встреч различных масштабов.

Исходя из многоплановости задач, выполняемых сотрудниками корпоративной логистики, наиболее оптимальным вариантом является разделение задач между сотрудниками по специализации.

Каким бы талантливым не был сотрудник, но все равно не сможет одновременно заниматься организацией поездки, оформлением визы, поиском подходящего места для проведения конференции и так далее.

Таким образом, в подразделении имеет смысл выделить несколько узких направлений, которые будут курироваться одним менеджером (он же диспетчер задач).

В итоге мы получим следующие под-отделы:

— визовый отдел

— отдел оформления командировок

— MICE отдел

— диспетчеры

Сотрудники, разделенные по под-отделам смогут лучше сконцентрироваться на выполняемых задачах. Скорость и качество выполнения задачи увеличится, так как сотрудники будут заниматься исключительно однотипными заявками. Чем больше таких заявок будет проходить через конкретного сотрудника, тем быстрее он сможет «набить руку» и быстрее сможет справляться с задачами на автомате.

Функции каждого подразделения:

Перед тем, как рассматривать функции каждого подразделения в отдельности, стоит отметить, что очень важно, чтобы результаты работы каждого из под-отделов тщательно контролировались менеджером, который в свою очередь будет оправлять полученные данные диспетчерам, ответственным за объединение полученной информации и отправлять общие данные сотрудникам.

Визовый отдел

Визовый менеджер отвечает за оформление документов на получение виз, в случае, если таковая требуется при заграничной командировке. В его обязанности информирование сотрудника о требуемых документах, их проверка перед подачей в посольство и оформление страхового полиса.

Помимо этого визовый менеджер должен вести учет полученных виз и оформленных страховок, чтобы вовремя сообщать сотрудникам о скором окончании действия их проездных документов и страховых полисов.

В обязанности руководителя данного подразделения входит также налаживание связей с консульствами и посольствами с целью ускорения процедуры рассмотрения визовых запросов, а также упрощения процедуры подачи на визу.

Отдел оформления командировок

Сотрудники данного отдела (тревел менеджеры) отвечают за оформление проездных документов, проживания и трансферы сотрудников во время их командировки.

Основной целью тревел менеджеров является поиск и оформление деловой поездки в минимально возможные сроки, по минимальной цене, НО с максимальным комфортом.

Для этого руководителю подразделения необходимо постоянно отслеживать направления деловых поездок сотрудников, чтобы быть в курсе количества и качества организовываемых поездок.

Имея на руках статистику можно обращаться к авиакомпаниям, которые доминируют на данном направлении и вести переговоры о предоставлении корпоративной скидки на перелеты в тех направлениях, куда в компании на текущий момент летает больше всего сотрудников.

Как правило, такой анализ и последующие корпоративные соглашения позволяют удешевить общую стоимость перелетов в среднем на 7-10%

Не стоит также забывать и о проживании. Использую полученные статистические данные можно выбрать сеть гостиниц в интересующем нас регионе и заключить корпоративное соглашение.

Как правило такие соглашения дают возможность бронировать номера в гостиницах по ценам на 5-20% ниже стоимости, чем от стойки.

MICE отдел

MICE — Meetings-Incentive-Conferences-Events

В обязанности данного подразделения вменяются действия, направленные на подготовку мероприятий: конференций, деловых встреч, выставок и т.д.

Сотрудники данного подразделения обязаны обладать широким кругозоров, большим опытом работы в тур индустрии и не менее большим кругом знакомств среди директоров различных заведений, где можно организовать профильное мероприятие и разместить достаточное количество человек.

Помимо всего вышеуказанного, сотрудники отдела MICE могут пользоваться информацией от смежных отделов, так как их работа (визы, проживание, билеты для участников и гостей) напрямую пересекается с функциями и задачи визового отдела и отдела оформления командировок.

Диспетчеры

У диспетчеров всего две задачи. Но несмотря на кажущееся малое количество обязанностей, их задачи самые тяжелые.

1 Прием заявок

2 Оформление полученной информации воедино и передача ее командируемому

Прием заявок:

Принимая заявку диспетчер является своего рода фильтром между специалистами и сотрудниками компании. На первом этапе он должен отследить и проверить актуальность и полноту предоставленной инфомрации. Соответствует ли она заявке, можно ли по срокам выполнить поставленную задачу. Получил ли сотрудник одобрение руководства на запрашиваемую командировку.

Оформление полученной информации воедино и передача ее командируемому

Когда сотрудники различных отделов готовят свою часть командировки, задача диспетчера соединить ее воедино и в установленном компанией порядке, форме и структуре.

В обязанности диспетчера также вменяется создание специального листка путешественника, где в сжатом виде собрана вся необходимая информация касательно командировки.

Таким образом, имея в распоряжении четко работающие под-отделы логистики мы на выходе получаем сервис, который обслуживает бизнес поездки компании без сбоев и по установленным правилам, понятным как сотрудникам компании, так и сотрудникам отдела корпоративной логистики.

В дальнейших статьях мы более подробно рассмотрим каждый под-отдел и более детально пропишем функционал каждого сотрудника корпоративной логистики.

Share Button
Теги: | | |
Читайте ранее:
Нормы провоза багажа

Закрыть