Тревел Менеджер: функции и задачи

5th Май, 2014 | Категория Новости | Комментарии (0)

Практически любая фирма, независимо от профиля деятельности, рано или поздно сталкивается с необходимостью отправить своего сотрудника или группу сотрудников, в командировку.

Цели у этой командировку могут быть самые разные, но так или иначе, должен быть сотрудник, в чьи обязанности входит подготовка и организация деловой поездки для своих коллег.

Организация деловых поездок, оформление требуемых документов и контроль за развитием командировки входит в обязанности тревел менеджера.

Однако, не во всех случаях компании нужно нанимать отдельного специалиста для обслуживания деловых поездок сотрудников фирмы. Практика показывает, что тревел менеджер востребован в тех случаях, когда в компании средний уровень командировок в месяц равен 20 в месяц и имеет устойчивую тенденцию к увеличению. В случае если количество командировок меньше указанного, то с обязанностями тревел менеджера вполне может справляться офис менеджер или секретарь.

Несмотря на то, кто конкретно занимается оформлением деловой поездки, при организации командировки у тревел менеджера, либо сотрудника, отвечающего за поездку есть определенный функционал и задачи, которые он обязан выполнить.

Самая простая командировка требует выполнения трех задач:

  • Организация перемещения сотрудника из точки А в точку Б и обратно
  • Подбор и бронирование проживания
  • Организация трансферов от дома до аэропорта, от аэропорта до точки проживания (деловой встречи, конференции и т.д.) и все тоже самое только в обратном направлении

Предлагаю рассмотреть каждый пункт в отдельности.

Организация перемещения сотрудника из точки А в точку Б и обратно

При подборе перелета/переезда для сотрудника, тревел менеджер должен руководствоваться тремя простыми принципами, чтобы соблюсти баланс между удовлетворенностью сотрудника и компании:

  • Комфорт
  • Цена
  • Безопасность

Иными словами, выбирая перелет, тревел менеджер должен понимать, что выбранный маршрут должен быть максимально коротким, чтобы сотрудник мог относительно комфортно его перенести и прилететь в место командирования хотя бы не выжатым как лимон.

Перелет должен быть по разумной цене, чтобы стоимость билета попадала под ограничения бюджета, выделенного компанией на командировку.

Ну и само собой перелет должен быть безопасным, чтобы сотруднику не пришлось стоять под дулом автомата где-нибудь на пересадке в Сомали.

Баланс вышеуказанных трех принципов ведет к общей удовлетворенности всех сторон, вовлеченных в организацию командировки и предоставляет возможность использовать время, отведенное на деловую поездку максимально эффективно.

Подбор и бронирование проживания

При выборе места проживания на период командировки, тревел менеджер также имеет в своем распоряжении ряд принципов, соблюдая которые, можно выполнить свою работу максимально эффективно и на удовлетворительном уровне сервиса.

Итак, проживание должно удовлетворять следующим условиям:

  • Максимально близкое расстояние от места деловой встречи
  • Разумная цена
  • Удобство размещения и предоставляемый сервис

Проживание в гостинице или апартаментах, которые находятся в пешей доступности от места встречи позволят сотруднику сэкономить время и средства, дадут больше возможностей подготовиться ко встрече с деловыми партнерами и, как результат, могут привести к большей результативности проведенных переговоров. Самый идеальный вариант – проживание непосредственно в гостинице, где должна состояться встреча.

Если встреча назначена в бизнес центре или офисе компании, то лучше всего искать варианты не дальше 100 метров.

Разумная цена — это самый неоднозначный пункт, так как невозможно указать точную стоимость, за пределы которой нельзя выходить. Максимальная стоимость регламентируется возможностями и правилами компании. В определенных случаях, когда от близости проживания зависит успех встречи данным пунктом можно поступиться, особенно если эффект от успешной встречи значителен для компании и может принести большую прибыль, нежели затраты на проживание в хорошей гостинице.

Но опять же повторюсь, что лимиты на стоимость всегда устанавливаются правилами, принятыми в компанией для конкретного ряда должностей и позиций.

При выборе места проживания нужно руководствоваться принципом, что сотрудник должен чувствовать себя в командировке максимально по-домашнему. Это не значит, что ему в гостинице должны приносить тапочки по утрам или варить борщ по рецепту супруги. И все же определенный набор услуг должен присутствовать.

Исходя из базовых потребностей командированного можно определить уровень гостиницы, из которых можно выбирать.

Находясь в служебной командировке, сотруднику может потребоваться:

  • Принять душ (обязательно наличие шампуня или геля для душа и прочих туалетных принадлежностей)
  • Погладить костюм (гладильная доска и утюг)
  • Прочитать входящую почту и выполнить ряд должностных обязанностей (бесплатный доступ в интернет из номера, письменный стол, ручка и бумага в номере)
  • Отдохнуть перед встречей (удобная, широкая кровать, телевизор)
  • Завтрак (обязательное наличие завтрака, включенного в стоимость проживания)

Этим критериям вполне соответствует большинство 3* отелей и все 4 и 5* гостиницы.

Чем выше звездность, тем больше дополнительных бесплатных услуг будет предложено сотруднику.

Организация трансферов от дома до аэропорта, от аэропорта до точки проживания (деловой встречи, конференции и т.д.) и все тоже самое только в обратном направлении

Для обеспечения максимальной результативности деловой поездки, сотрудник не должен, по возможности, задумываться о любых вещах, связанных с организацией его поездки, включая и организацию трансферов. Учитывая, что в большинстве компаний затраты на транспорт компенсируются, то почему бы изначально не взять эти расходы на себя, чтобы командированному сотруднику не пришлось тратить свои личные средства на переезды.

Данная проблема легко решается путем заключения корпоративных договор с несколькими крупными перевозчиками, которые могут предоставлять услуги трансфера в нескольких странах одновременно.

Безусловно принципиальное соблюдение всех принципов и правил не гарантирует 100% выполнение задачи, так как каждая заявка на командировку уникальна и должна рассматриваться соответственно.

Однако, зная и руководствуясь базовыми принципами работы тревел менеджера, можно построить систему, которая будет работать по налаженной схеме, не исключая специфических запросов.

Специфику работы с «необычными» заявками мы разберем в следующих статьях.

 

Share Button
Теги: | |
Читайте ранее:
Структура отдела корпоративной логистики

Закрыть