Зачем нужно Travel Policy

12th Май, 2014 | Категория Новости | 3 комментария

Travel Policy или Положение о Командировании — это документ, регулирующий деловые поездки сотрудников компании, и устанавливающий правила взаимодействия тревел менеджеров, руководства компании и командируемых сотрудников.

Основной целью данного документа является оптимизация расходов компании на деловые поездки сотрудников.

 политика

В мае-июне 2011 года издательством Business Travel News было проведено исследование касательно соблюдения Travel Policy в различных компаниях.

Итоги исследования показали, что 80% сотрудников моложе 35 лет не понимают и не хотят соблюдать тревел-политику компании. Только 55% сделанных ими заявок соответствовали правилам, принятым в организации.

Среди сотрудников старшего возраста ситуация прямо противоположная: 73% сотрудников в возрасте от 35 до 55 лет и 80% сотрудников старше 55 лет придерживаются тревел политики и безукоризненно соблюдают установленные правила.

Основная проблема, выявленная в данном исследовании это недостаточная информированность сотрудников о цели тревел-политики. Иными словами руководство компании не уделяет достаточно времени на объяснение, зачем же все-таки положение о командировании существует в данной организации.

Policy

Повторюсь, что основной целью тревел-политики является оптимизация расходов компании на деловые поездки. Не финансовые ограничения сотрудников, а именно снижение затрат на поездки при сохранении должного уровня сервиса.

В связи с этой целью, основной задачей тревел- менеджеров является поиск вариантов для удешевления поездок: заключение контрактов на определенные направления по более низким тарифам, оптимизация перелетов и проживания, улучшение класса бронирования за счет бесплатных апгрейдов и так далее.

Вернемся к исследованию, проведенному Business Travel News. В этой же работе учеными были выявлены факторы, позволяющие сотрудникам игнорировать правила, установленные тревел-политикой. Это — отсутствие понимания необходимости положения о командировании и отсутствие реального наказания за несоблюдение установленных правил, а также несоблюдение политики самим руководством компании.

Travel Policy

Авторы исследования рекомендуют для исправления ситуации проводить активную работу с сотрудниками с целью объяснить, зачем же нужна тревел-политика, ввести штрафные санкции за несоблюдение правил и применять их во всех случаях нарушения правил, вне зависимости от звания или ранга сотрудника.

Однако, даже решив эти две проблемы, сотрудники все равно не станут соблюдать установленные правила, если руководство, которое эту самую политику приняло, старательно игнорирует принятые положения. Рыба гниет с головы, и в данном случае эта пословица права на все 100%.

Travel Policy Info

Правильно сформированное положение о командировании, в совокупности в обязательным исполнением ее пунктов, согласно исследованию, ведут к снижению затрат на деловые поездки на 15-20%. В компаниях, где годовой бюджет на командировки исчисляется 5-значными сумма, такая экономия может быть очень полезна, а сэкономленные средства можно отправить на бонусирование или премирование сотрудников.

Share Button
Теги: | |
  • Инна

    Всем привет! У нас например в компании правила командировок прописаны но соблюдают их, как мне кажется редко, потому что если резко кому-то нужно куда-то лететь то его отправят независимо сколько это будет стоить.

    • Андрей

      а кто потом считает окупились ли затраты на поездку или нет? Правила должны соблюдаться неукоснительно! Я как руководитель отдела могу с уверенностью сказать что 50% командировок можно смело заменить на общение через скайп или видеоконфецеренции.

    • Инна

      Согласна, я лишь констатировала что правила соблюдаются не всегда и не всеми. Но ведь так приятно когда летишь в командировку и можешь вечером погулять по городу)

Читайте ранее:
Права пассажиров европейских рейсов

Закрыть